悟通管理时间的底层原理，成就高效精英

   在这个时代，「忙」，似乎成了一个全民的要害词。

[转载出处：www.ii77.com]

我经常收到很多来自读者的乞助：

• 总感受本身的生活一团糟，想要改变，但该从何下手呢？

• 天天醒过来，想到又要面临做不完的事情，就一点斗志都没有了。怎么办？

• 想做的事情聚积如山，但一向找不到机会去动作，感受在芜秽生命……

之前也写过一些关于时间治理和效率的文章，不外，根基都停留在方式层面。它们有效，但始终不敷深入，未必适合每一小我，也纷歧定能复制。

所以，我今天想用这篇文章，把时间治理和效率的底层道理讲清楚。

也因为如斯，我不会讲市面上常见的方式论，好比番茄钟、主要/紧要四象限、GTD……这些都很好，但它们太有名了，没需要讲。

进展这篇文章，能帮你打通「若何治理时间」的思路，匡助你连系本身的需乞降实际情形，治理好本身的生活。

1. 「必需做」和「我要做」

我把一小我天天所有要做的事情，大略划分成两部门：「必需做」，和「我要做」。

什么意思呢？前者指的是「为了维持生存所不得不做的事情」，后者指的是「我发自心里想做的事情」。

举几个例子：通勤，开会，平常反复的机械性事务 —— 好比填表、整顿文档、拉取数据，这些都属于前者。

吃饭，睡觉，扫除卫生，若是有孩子，还要带孩子、哄孩子，这些也属于前者。

若是你习惯在家做饭，那么还得算上买菜、备菜、做饭、洗碗、清理灶台油污的时间，等等，这些都属于「必需做」。

为什么我们天天都感觉不胜重负？好多时候就是因为，我们的时间，被这些鸡毛蒜皮、可有可无的琐事填满，每当我们想歇口气时，它们又沉寂冒出来，让你感受，天天都在陷入一个阴郁的无底洞。

更恐怖的是：当我们终于把它们覆灭掉了、腾出了时间，我们往往又会感觉「好累啊，让本身歇息一下吧」。于是，我们用娱乐来填补本该是「我要做」的时间，把它们挥霍掉。

这导致什么呢？我们天天都在做着「必需做」的事情，都在为了维持生存而奔波，而仅剩的一点时间，却又随意地它溜走。日复一日，一天就如许曩昔了，平生也就如许曩昔了。

这就是一个不为人知的实情：吞噬你时间的，往往并不是宏大而复杂的事物，而是这些涣散在每一天里面的、清淡无奇的平常。

所以，我要跟你分享第一个大原则就是：想法子压缩一切「必需做」，全力腾出时间，去做「我要做」。

不妨试一试，把本身天天、每周，所有的「必需做」列出来，再逐条去问本身：

1）这件事情必然要做吗？不做后果会怎么样？我能不克尽量耽延或爽性抛却？

好比：向导顺手丢给你一个活，这个活必然要做吗？其实不妨判断一下，若是没有明确的截止时间，向导似乎也不是很上心，那不妨先放着，等有空再说。

2）我可否把它外包、移交出去？或许压缩流程，行使对象，来削减它的时间？

若是你需要天天做饭，那可否尽或者压缩流程？好比，一次性买齐三天或一周的菜；购置已经加工好、备好的材料包；用更简洁、更流程化的烹饪体式……等等。

3）若是上面都不成，我可否将它们「化零为整」，集中起来放置一个时间行止理，避免打乱本身的节奏和状况？

举个例子，我常用的体式，是竖立一个清单，叫做「Dessert」。然后，把所有「不得不做」的琐事，悉数丢进里面。每一天，等手头的事情告一段落，或是需要歇息一下时，就打开这张清单，一件一件去做。

一方面，这能够匡助我切换思路，恢复精神；另一方面，又能够避免这些琐事占用我正常的时间，影响我的状况和节奏。

只有直面这些「时间黑洞」，我们才能获得自由。

2. 方针感和意义感

在第一点中，或者有些同伙会说：

你说得很对，可是我就喜欢做饭呀，做饭对我来说是一种享受，我干嘛要「压缩」它的时间呢？

很简洁，这时，做饭对你来说，就不是「必需做」了，而是一种享受生活情趣的「我要做」。这当然是没有任何问题的。

不外，仅仅停留在这一步，或许还不敷。我会建议你：带着「方针感」去生活。

举个例子：每一期智识营，我都邑花很多时间跟学员互动，答疑，沟通，整顿信息。这个过程无聊吗？一点都不，我感觉很有意思。但仅仅止步于此是不敷的。我会去想：这一期比起上一期，还有哪些处所能够优化？我还能够做些什么，让整体的结果和体验更好，更接近我心目中的「完美」？

这就是「方针感」：不光仅知足于手头的事情，更要去思虑，从久远来看，它的意义是什么？它能够若何匡助我达到更高条理的方针？

这里要提一个概念：OKR方针脑筋。

传统的KPI，是自上而下的：上级给你指定一个要求，你千方百计去完成它，只看究竟，不问其他。

但OKR的脑筋，更多是一种自下而上的均衡和协调：人人坐在一路，经由沟通，一路得出一个共识：我们的方针是什么？（Objectives）。然后，每小我再分头去思虑：环绕这个方针，我能够做些什么，来更好地知足它、杀青它（Key Results）？

尽管OKR首要用在职场里，但在生活中，我们也能够从中获得两个开导。

第一个开导，是跳脱你的「圈层规训」，更多地从你的自立性出发，去思虑：「我想要什么？」而不是「我应该怎么样」。

什么意思呢？举个例子：每小我在生活中都邑有很多脚色，公司里的部门主管，伴侣眼前的另一半，后代眼中的怙恃，等等。但这些脚色往往都是别人贴在我们身上的标签，它们承载的，是别人对我们的懂得和盼望，也是这个身份所必需尽到的义务和职责。

你有没有想过，除去了这些身份和标签之外，你想做的事，想过的生活，是什么样的？

好多人老是在说「今后」「等有机会了」「未来」……不要再无限日推迟了，不要为了知足别人的盼望而在世。不妨问一问本身：那些我真正想做的，可以赐与我热忱和知足感的，能让我感应存在的意义的，事实是什么？

这些才是你的「方针」。

第二个启迪，是把方针分化到生活中，让通往方针的路径，成为你的「我要做」。

若是你想开一间店，那么，你能够试着去筹备一笔款子，去进修相关的常识，去熟悉和接触行业里的人，去追求潜在的合作伙伴和团队伙伴，去做一些微小的常识和索求……这些都能够放置起来，作为你年度、季度、月度的「要害究竟」。

要害在于：当你在做一件事情的时候，你是单单为了它自己而做，照样为了一个更高条理的意义而做？

这就是「方针感」。带着方针感去做一些短期未必有效，但久远来看，跟你的「方针」连结一致的事情，才是包管你络续进步、成长 —— 而不是天天周而复始地反复 —— 的要害。

当然，也或者有同伙会问：可是我为什么必然要追求成长呢？我岂非就不克安于近况吗？当然也是能够的。不外，如许的读者应该也不会喜欢看我的文章吧（笑）。

3. 过滤箱

过滤箱是时间治理的一个焦点技能。能够说，把握了过滤箱，你就已经有能力，本身构建出一套适合本身的治理系统了。

什么是过滤箱呢？想一想：我们写在待办清单里面的事项，或者有好几十件。这里面，或者有历久的，短期的，主要的，次要的，需要用电脑完成的，需要手机的，或者还有购物清单、进修清单、待看的影视剧清单……

这么多的事情，我该若何快速选出「我此时此刻要做的事情」呢？

这就是过滤箱的感化。它的素质其实就是「场景」：在分歧的场景，我或者有分歧的事情要做，那么，无需我手动去找，我就能够经由事先界说好的划定，把适用于该场景的义务悉数呈现出来。

最简洁的过滤箱，就是标签。举个我本身的例子：我的义务清单里面，会对分歧的义务打上标签，好比：购物，进修，娱乐，外出，思虑……

如许，当我出门购物时，打开「购物」标签，就能直旁观到有哪些器材是要买的；

当我忙完手头的事情、想歇息一下时，打开「娱乐」标签，就能选一部片子起头看；

当我在皮相，临时没有事情能够做时，打开「思虑」标签，就能看到有哪些问题需要进一步考虑，就能够把这些碎片时间行使起来……

这两年我去深圳去得多，所以甚至还放了一个「深圳」标签。平时看到一些有趣的小店就顺手放进去，当我到深圳出完差，就能够按图索骥去逛一逛、看一看。

再举个例子：若是你的团队里有三小我，暂且称为小白、小王和小暖锅，那么，不妨在记录义务时，顺手打上他们的名字作为标签。如许，打开「小暖锅」标签，就能够快速看到，他完成了哪些事情，今朝还有哪些义务需要跟进。

这些是最简洁的做法。好多时候，情形或者会更复杂一些。好比：我如今状况非常好，想把这一周里优先级最高的那件事情赶紧拿出来完成，怎么做呢？我就能够设立一个过滤箱，令其知足：时间=本周 且 优先级=最高 且 标签=无。

再好比，来日周五了，我想把团队里已经由了截止日期、但还没搞定的义务汇总一下，敲打敲打他们，怎么竖立过滤箱呢？就能够是：时间=已过时 且 标签=小白or小王or小暖锅。

再好比：我想总结一下，上个月都干了哪些对照主要的事情，那么就能够是：时间=上个月 且 标签=无 且 优先级不等于无（如许就能够把设置了优先级的都筛选出来）。

诸如斯类。

在绝大多数义务治理软件中，每一个义务，一样都有4种属性：清单（有些叫项目），标签，时间，优先级，每个属性又能够有分歧的取值。是以，巧妙地组合它们，就能够构建出几十上百种分歧的前提，来知足你的需求。

根基上，只如果需要频频使用的场景，都能够为它竖立一个过滤箱，成为一个固定的视图。

几乎所有的义务治理软件都有这个功能（分歧的对象，或者会写作「智能清单」「筛选」「透视」，功能是一般的），当然，大多数需要付费。

若是你天天要做的事情很少，或许用不上；但若是事情好多，又不进展在繁复的条目里面往返翻找，那这个功能是非常需要的。

4. 收集和分发

所有的时间治理方式和对象，素质上，其实都是在解决一个问题：若何实现有效的收集和分发？

打个譬喻：你能够把我们的时间看作一辆列车。天天，列车都邑从起点站出发，驶向终点站。在这个过程中，络续会有人上车（收集）、下车（分发） —— 那么，若何把每位上车的乘客都顺利送到他们的目的地，就是我们要达到的目的。

经典的 GTD 工作法，思路是如许的：

1）把所有想到的、突发的义务，悉数记下来，清空大脑。

2）2分钟内可否完成？能，马上去做。不克，进入下一步。

3）是一个设法照样一个动作？前者，放进仓库里待用；后者，进入下一步。

4）是一个复杂项目照样一个简洁动作？前者，把它拆解成一系列简洁动作；后者，进入下一步。

5）最后，决意它的最终去向：今天待办；放置给别人；推迟。

严厉践行这套流程，就能够使得每一个义务，最终都能举止到一个合理的「归宿」，不漏掉，不耽延。

另一个 AutoFocus 方式则更简洁：列一张清单，每有新的义务进来，就添加到清单底部。工作时，从清单顶部往下逐条搜检，感觉哪一项义务想做就马上去做，做完再把它划掉，从新从顶部起头往下搜检，轮回来去。

我本身的流程是如许：

1）发生任何设法或义务时，马上记下来。

2）若是是设法或信息，转移到笔记软件里面，留着备用。

3）天天按期对义务进行检视，若是有明确场景的，打上标签。没有的进入下一步。

4）预估义务完成所需的时间和截止日期，给义务标上时间。若是不主要的，就先放着。

5）若是一项义务历久停留在「已过时」或「待放置」里面，那就解说它不是那么主要，考虑把它删掉。

所有的待放置事项，放在工作台的「已过时」和「无日期」里面。

持续跟进，指的是放置给别人执行的工作。

历久方针，指的是在第二点「方针感与意义感」中提到的OKR。

你能够参考我的流程，本身设立一套义务分发流程。大体上，知足这几个前提就好了。

1）先把义务统一收集到收集箱里，再天天按期对义务进行搜检，挑出「需要做的」。

如许做的目的，是把收集箱当成一道筛子，对义务筛一遍。只有那些真正主要的、必需去做的，才会进入正式的执行流程。其他的，先放着，实在放置不上就删掉。

这能够匡助我们做到「聚焦」，避免把时间花在无用的琐事上面。

2）每一个义务都必需有归宿。

要使一套流程可以历久、持续运转下去，就必需可以连结适当的空间，不会使到义务无限制地聚积。所以，每一个义务，要么去落实，要么放置明确的时间去落实，要么把它清理掉，不要让它们悉数聚积在清单里。

3）花囤积为举止。

这一点首要是针对进入笔记的设法和信息。我们老是稀奇喜欢囤积，但不喜欢消化 —— 你天天或者把数十条信息丢进笔记里，却再也不会去看它们一眼。

这就导致了：久而久之，你连笔记里有哪些信息，本身都记不得了。又怎么能让这些信息派上用场呢？

所以，我同样在笔记里竖立了一个过滤箱「本周」，按期打开，检视一下：这周又新增了哪些笔记？我能够若何处理它们？是整合起来，去查询相关信息，照样去增补完美它们？

需要执行的，就按照前面的流程，新增义务到待办清单里面。

5. 精神和时间块

请你快速回覆一个问题：你认为，天天真正能用在工作上，实现有效产出的时间，是几个小时？

8小时？7小时？6小时？

但实际上，很多研究表明：在传统的 8 小时工作模式下，大多数办公室白领实际的工作时间，大约在 3-4 个小时摆布。

好比：工作心理学家 K. Anders Ericsson 的研究表明：一小我天天「最优」的工作时间，是 4-5 小时。超出了这个时间，人们就会委靡、分心、状况降低，会导致工作失足或示意欠安。

而哪怕是在这4-5小时里面，分歧的时间段，每小我的精神状况也是分歧的。有些人在早上会精神充足，意气风发；但有些人整个早晨都无精打采，从下昼三四点起头才达到岑岭期；也有些人到了晚上9点、10点，状况最好，能够心无旁骛地工作……

无论你是哪一种，原则都是一般的：把你状况最好的时间段，用来处理「最主要」的事情。再把其他次要的事情，安插到状况一样的时间段。

我本身的习惯是如许：天天放置5小时的时间，并以15分钟为一个时间块，也就是天天会有20个「时间块」。然后，放置义务时，我会预估：这个义务也许需要几多个时间块？2个，5个，照样10个？

一旦填满这20个时间块，我就视为「这一天已经排满了」，接下来的事情，就会放置到下一天。

当然，在放置义务的时候，也能够视义务的主要性和优先级，放置到具体的时间段上面 —— 这一块能够参考前面的过滤箱。

最后，再分享一次这张图。

这是我 2019 年本身绘制的一张图，汇总了本身的心得和经验，不妨连系这篇文章一路看，相信能匡助你更好地舆解「时间治理」这回事。

这张图或许后背还会进一步完美，届时也会再分享给人人。

进展今天的内容，可以帮你从底层懂得「时间治理」，更好地竖立适合本身的系统。

一个小演习：想一想，你的生活和工作中能够有哪些常用的过滤箱？

THE END

-  晚  安  -

Lachel，认知脑筋专家，多个跨界品牌创立者，虎嗅、36氪特约作者，致力于让更多人学会深度思虑。公家号：L师长说（lxianshengmiao） 。